Utkast, aldrig skicka.
Det sista klicket är mitt. Alltid. Det är hela skillnaden mellan en assistent och en risk.
Sales automation
Jag är ensam säljare på Cowrite. Det betyder att allt som inte är ett möte eller ett samtal är administration: komma ihåg vem som inte svarat, skriva svar, hålla koll på avtal, jaga kvitton. Det är där saker faller mellan stolarna.
Så jag byggde en agent som heter Radarn. Den läser min mail varje fredagsmorgon och lägger fram det jag höll på att glömma, med färdiga utkast. Sedan i somras läser den mina mötestranskript också, så den vet vad jag lovat muntligt. Här är hur den funkar, steg för steg, och hela familjen av vakter som vuxit fram runt den.
Grundidén
Det viktigaste beslutet togs innan en rad kod skrevs. Radarn får läsa allt, skriva vad den vill, men den får inte trycka skicka. Utkasten hamnar i min Gmail, och det sista klicket är alltid mitt.
Det låter som en begränsning. Det är tvärtom det som gör att jag vågar låta den läsa allt. En agent som kan skicka fel mail till fel kund kostar förtroende. En agent som bara förbereder kostar ingenting när den har fel, jag raderar utkastet och går vidare.
Det andra beslutet: instruktionen är ett vanligt textdokument. Ingen kod. Ett markdown-dokument som beskriver, på svenska, hur Radarn ska tänka, vad den ska hoppa över och hur mina mail låter. Vill jag ändra beteendet ändrar jag texten.
Fredag 07.00
Radarn kör som ett schemalagt jobb i molnet. Den startar i en tom maskin, hämtar sin instruktion och sitt minne, jobbar i några minuter och stänger ner. Åtta steg.
Steg 1 · Minnet
Minnet är en fil med alla trådar den bevakar: vem, vad det gäller, när jag skrev senast, vad nästa steg är. Utan minnet skulle den föreslå samma påminnelse varje fredag. Med minnet vet den att "den här puffade vi redan två gånger, släpp den".
Steg 2 · Rättelser
Rapporten den skickar går att svara på. Skriver jag "den affären är död" eller "puffa inte honom" så är det en order. Radarn läser svaren först av allt och skriver in dem i minnet. Så tränar jag den, med vanliga mail.
Steg 3 · Mailen
Och filtrerar hårt. Kvitton, nyhetsbrev, kalenderaccepter, allt automatiskt åker bort. Privata trådar åker bort. Kvar blir affärstrådar där jag själv skrivit: kunder, partners, prospekt, podden som affär.
Steg 4 · Mötena
Mina kundmöten spelas in och transkriberas i vårt CRM, Ungrind. Strax innan Radarn kör hämtas de senaste två veckornas mötesanalyser: vad vi kom överens om, vad jag lovade, vilka affärer som ligger och kallnar. Det är facit för allt som sägs med rösten och aldrig hamnar i en mailtråd.
Mest värdefullt är löftena. "Jag skickar ett förslag på fredag" sagt i ett möte syntes tidigare ingenstans. Nu stäms det av mot skickat-mappen, och har jag inte skickat något dyker det upp i rapporten med ett utkast.
Steg 5 · Kalendern
En tyst tråd är inte samma sak som en tappad tråd. Har vi ett möte bokat nästa vecka behövs ingen påminnelse. Det här steget kom till efter att Radarn puffade en person vi redan hade möte med. Pinsamt en gång, aldrig igen.
Steg 6 · Bedömningen
Tappade trådar: jag skrev, de svarade inte, ingen har rört den på över en vecka. Löften: jag lovade skicka något, i mail eller i ett möte, och har inte gjort det. Datum: "hör av dig i september" och nu är det september. Plus en fjärde hög från CRM:et: pipeline, affärer i pilot eller bokade som ingen rört på länge.
Steg 7 · Utkasten
Max tre mjuka puffar per vecka, aldrig fler. Har jag lovat ett dokument skriver den dokumentet också, inte bara en påminnelse om att jag borde. Priser får den aldrig hitta på: där lämnar den en lucka och flaggar.
Steg 8 · Rapporten
Ett mail med tre rubriker: vad som ligger som utkast, vad den bevakar, vad som är oklart. Varje punkt har "senast" och "nästa steg". Sen skriver den uppdaterade minnet till sin fil och stänger ner. Nästa fredag börjar den om på steg 1.
Spelreglerna
Det sista klicket är mitt. Alltid. Det är hela skillnaden mellan en assistent och en risk.
Ett dokument på svenska styr beteendet. Ändrar jag en mening ändrar jag agenten. Ingen utvecklare i loopen.
Allt den vet ligger läsbart i ett dokument som versioneras. Jag kan öppna det och se exakt varför den tyckte något.
Svara på rapporten så lyder den nästa gång. Ingen inställningssida, inget formulär.
Är den osäker på om en tråd är privat hoppar den över. Ett uteblivet utkast kostar inget. Ett utkast till fel person kostar förtroende.
Familjen
När mönstret satt (instruktion i text, minne i fil, rapport som mail jag kan svara på) var det billigt att göra fler. Alla bor i samma lilla repo och rapporterar under samma avsändare.
Facit
Målet var aldrig att sitta med armarna i kors. Målet var att det enda jag gör ska vara det som kräver en människa.
Det är inte klart. Vakterna missar saker, tajmingen är ibland fel, och jag lär mig fortfarande var gränsen går för vad jag vågar släppa. Men riktningen är tydlig: allt som kan skrivas ner som en instruktion kommer att bli en instruktion.